Gruppenarbeit einführen/optimieren

Gruppenarbeit als innovatives Konzept zur Arbeitsorganisation hat sich
in vielen Großunternehmen und zunehmend auch im Mittelstand nachweislich
gewährt. Es gibt jedoch nicht das eine Konzept zur Gruppenarbeit.
Langfristig erfolgreich kann Gruppenarbeit nur dann sein, wenn passgenau
aus dem Gesamtleistungsspektrum Gruppenarbeit die Elemente ausgewählt
werden, mit denen sich die gesteckten Ziele erreichen lassen.
Gruppenarbeit heißt, gemeinsam Verantwortung übernehmen für einen
komplexen, ganzheitlichen Arbeitsvorgang.

In einer Gruppe arbeiten mehrere Mitarbeiter ständig zusammen.
Die Gruppenarbeit wird von einer gemeinsamen Aufgabenstellung geprägt,
einer kollektiven Arbeitsgestaltung, gemeinsamen Zielen und einem
ständigen Streben  nach Verbesserung. Alle vier Punkte müssen von allen
 Gruppenmitgliedern auf gleiche Weise verstanden und akzeptiert werden.
So kann sich eine Gruppe zur teilautonomen, selbstregulierenden Gruppe entwickeln.

Jeder findet seine Rolle in der Gruppe und das Wort „gemeinsam“ erhält
eine andere Qualität.

Spiegelbildlich dazu muss sich ein anderer Umgang mit dem Thema „Führen“
einstellen. Auch mittlere und obere Führungsebene müssen bereit sein,
eine geänderte Rolle anzunehmen. Genau so wichtig ist es, schon in der
Einführungsphase die Mitarbeiter einzubeziehen und von Beginn an aus
Betroffenen, Beteiligte zu machen. Hätten die Mitarbeiter das Gefühl, dass
 „über sie entschieden wird“, würde das ihre Bereitschaft, Verantwortung
zu übernehmen, stark schmälern.

Eine Einteilung in eine Vorbereitungsphase, Einführungsphase und
Betriebsphase hat sich in der Praxis sehr gut bewährt. Erfahrungsgemäß
folgende Punkte müssen in der Vorbereitungsphase für eine erfolgreiche
Einführung der Gruppenarbeit detailliert bearbeitet werden:

• Ziele der Gruppenarbeit
• Gruppeneinteilung/Fluktuation
• Kennzahlen
• Aufgaben der Gruppe
• Unterstützung/Qualifizierung
• Entlohnung
• Beurteilung

Alle diese Punkt sind umfangreich dokumentiert. Gerne übersenden
wir Ihnen die Gesamtdokumentation. Als Beispiel ist hier der Punkt
"Aufgaben der Gruppe" herausgegriffen.

Aufgaben der Gruppe

Maschinenbedienung/Produktionsplanung
Einsatzplanung/AV
Materialdisposition/Logistik
Nutzen von Verbesserungspotenzialen über KVP einschließlich Verschwendungssuche
Qualifizierung/Führen einer Qualifikationsmatrix
SOS (Sauberkeit-Ordnung-Sicherheit)
Instandhaltungsaufgaben (TPM)

Zeitlich gestaffelte Aufgaben der Gruppenarbeit:

Täglich zu dokumentieren:
Anlagenverfügbarkeit
Produktionsdiagramm
Ausschusserfassung
Anwesenheit/Krankenstand

Wöchentlich durchzuführen:
Aktualisierung der Gruppentafel
Gruppengespräche vorbereiten, einladen, durchführen,
Gesprächsprotokoll verfassen inklusive Themenspeicher
Schichtbezogene Personalkoordination

Wöchentlich/monatlich durchzuführen:
Urlaubsplanung

Monatlich durchzuführen
Interne Audits vorbereiten, durchführen,
dokumentieren mit Gruppenkoordinator
Vorschlagswesen
Bearbeiten/Auswerten Gruppenbarometer

Wir gehen im Folgende sehr detailliert auf den Gruppensprecher ein.
Mit seiner Qualifikation und seinem Engagement steht
und fällt die Gruppenarbeit.

Anforderungsprofil Gruppensprecher

• Von der Gruppe akzeptiert
• Geduld, Beharrlichkeit und Einfühlungsvermögen
• Selbstvertrauen und reale Selbsteinschätzung
• Bereit und in der Lage, Vertrauen zu schaffen
• Freude am Umgang mit Menschen
• Bereit und in der Lage zu eigenverantwortlichem Denken und Handeln
• Freude am Organisieren und die Fähigkeit zur Selbstorganisation
• Bereitschaft zur Disziplin
• Den Willen, sich, wenn notwendig, auch durchzusetzen

Funktion Gruppensprecher

Er ist kein Meisterersatz, kein Vorarbeiterersatz.
Er hat keine Weisungsbefugnis, sondern er organisieret, koordiniert, berät,
 empfiehl, regt an und gibt Hilfestellungen

Aufgaben Gruppensprecher

• Er organisiert und moderiert das Gruppengespräch
• Er ist das Sprachrohr der Gruppe
  D.h., er vertritt die Interessen der Gruppe nach innen und nach außen
• Er ist der soziale Ansprechpartner der Gruppe
• Er führt die schichtbezogene Personalkoordination durch
• Er sorgt dafür, dass alle täglichen, wöchentlichen und monatlichen
  Aufgaben, die zur Gruppenarbeit gehören, erledigt werden,
  sei es von ihm selbst oder von der Gruppe.

Weitere Aufgaben

Sind die Aufgaben der Gruppe eindeutig und unmissverständlich definiert,
müssen sie neuen Bedingungen angepasst oder erweitert werden?

Passen Aufgaben und Gruppe immer noch in allen Punkten zusammen
hinsichtlich z.B.:

• Qualifikation (Nach den Kriterien: Kennen, Können, Beherrschen)
• Gruppengröße
• Gruppenzusammensetzung
• Fluktuation

Gemeinsam mit dem Gruppenbetreuer nimmt er immer wieder eine
realistische Einschätzung dessen vor, was die Gruppe zu leisten
in der Lage ist

Er zentriert immer wieder auf die Aufgaben, gibt methodisch/didaktische
Anregungen zur erfolgreichen Gruppenarbeit

Er hat immer die Gruppendynamik im Auge z.B. hinsichtlich
folgender Punkte:

• Bildet sich eine Gruppe in der Gruppe?
• Versucht einer oder mehrere die Gruppe zu dominieren
• Ziehen sich Einzelne zurück

Er achtet auf das Einhalten der Regeln für die Gruppenarbeit,
im Gruppengespräch und am Arbeitsplatz wie z.B.:

• Disziplin (Besprechungstermine)
• Gesprächshygiene
• Alle bringen sich ein und haben den Gruppenerfolg im Auge
• Alle bereiten sich auf Gruppengespräche vor
• Alle entscheiden mit und stehen dann auch zu dieser Entscheidung
• Alle lernen dazu

Er stellt neue Gruppenmitglieder vor, bindet sie ein und betreut sie

Er regt immer wieder zu Prozessverbesserungen an,
systematisch an Hand eines definierten Fragebogens

Er führt eine gemeinschaftliche Entscheidung herbei, ob die Gruppe
auf externe Hilfe zurückgreift und wie lange

Die Inhalte unseres Seminars für Gruppensprecher setzen auf dem
in der Einführungsphase beschriebenen Aufgabenspektrum auf.
Die unternehmensspezifischen Anforderungen und die bei den Mitarbeitern
vorhandenen Erfahrungen werden hier einbezogen.

Unser Seminar für Gruppensprecher
Vom „Ohne-Einander“ zum „Mit-Einander“

Sicheres Auftreten, freie Rede

Eigeneinschätzung/Fremdeinschätzung

Fragetechnik und Frageformen

Gesprächsführung auf Sach- und Beziehungsebene

• im Gruppengespräch
• im Mitarbeitergespräch
• im Kollegengespräch

Moderation und Problemlösungstechniken im Gruppengespräch

Präsentation und Visualisierung

Mittel der Motivation, Erkennen von Demotivation (Frühwarnsystem)

Steuerung der Gruppendynamik

Delegation von Aufgaben

Organisation von Gruppenarbeit

Arbeiten mit Zielvereinbarungen/Zielkoordination

Arbeiten mit Kennzahlen/SPC

Arbeiten mit dem Kontinuierlichen Verbesserungsprozess

Konfliktmanagement

• Kommunikationstechniken zur Konfliktvermeidung
• Erkennen von unterschwelligen Konflikten
• Typische Abläufe und Folgen von nicht bewältigten Konflikten
• Teamadäquates Führen von Konfliktgesprächen
• Strategien zum frühzeitigen Erkennen und Beheben von Konflikten

Umgang mit Stress